תקני איכות בכלל וכן תקן איכות זה, מתנהל בשיטה הרווחת לניהול האיכות בארגון, הלא היא שיטת ה P-D-C-A האמריקאית.

ISO 9001:2015 הוא התקן הבינלאומי שתורגם בין השאר גם כתקן ישראלי ונקבע כדרישה מקיפה וכללית עבור כלל הארגונים והחברות שמעוניינים לאמץ אותו (זהו תקן וולונטרי). התקן מגדיר דרישות למערכת ניהול איכות וקבלתו, מהווה תעודת הכשרה לניהול איכות תקין בעסק ואת תחום העיסוק המוגדר לפי התקן של כל ארגון. התקן מציג דרישות מינימליות עבור כל מוצר שהוא, אשר תחתיו מחולקים כלל המוצרים לתת קטגוריות, אשר כל אחת מהן מציבה דרישות תקן נוספות. תקן זה הוא הרחב ביותר וקובע מהם נהלי בקרת האיכות לכל תהליך בארגון, החל מתהליך הייצור של מוצר החברה וכלה בניהול החברה והעובדים. מערכת איכות זו משקפת ניהול מערכות האיכות של החברה, ומבטיחה לספק את רמת השירות המתאימה למערכות ניהול בעולם והתאמה לדרישות לקוח .

על מנת להיות זכאי לקבל את התקן, על הארגון המעוניין לעבור מספר הכנות ולהסדיר נהלי בסיס בחברה, שיעמדו בדרישות נהלי התקנים. אלו הם השלבים הגנריים בדרך לקבלת התעודה:

נהלי ארגון – על הארגון להוכיח מערכת ניהולית מסודרת הפועלת ומרכזת את כלל עובדיה, מנוהלת על פי נהלי בסיס לארגון שיתאימו לדרישות התקנים. על המערכת הניהולית להפגין יכולות מנהיגות, מחויבות הנהלה לניהול סיכונים וויסות משאבים בצורה מחושבת ומתוכננת, על פי תוואי קבוע מראש ומתודות ברורות.

הטמעת נהלים – לאחר קביעת נהלי הארגון, על ההנהלה לפעול להטמעתם בקרב צוותי ההנהלה, העובדים והספקים הקבועים/מזדמנים. על מנת להפגין יכולות ניהול, על צוות ההנהלה להציג את יכולתו לגרום לעובדים לבצע פעולות בארגון המותאמות לדרישות התקן על פי הנהלים המותאמים. אם אין ביכולת ההנהלה לתפעל את עובדיה ולהטמיע בהם את נהלי העבודה שהיא קובעת, ההנהלה לא תצליח להגיע למיצוי מיטבי של דרישות התקן, מה שעלול לפסול אותה מלקבל את חידוש התקן בכל פעם.

אבני דרך חשובות ליישום וקבלת תקן ניהול האיכות בארגון :

סקר הנהלה – זהו הסקר שנדרש לעשות בכל שנה (או עפ"י החלטת הארגון, יותר מפעם בשנה) ומטרתו היא לסקור את כל פעילות האיכות המתנהלת בחברה, הכוללת את כלל סעיפי התקן. בישיבה זו, נדרשות האושיות המתאימות לבחון דרכי פעולה אפשריות לתיקון ולשיפור מתמיד בהבאת הארגון למדדי איכות גבוהים עפ"י דרישות התקן לאותה שנה.

מבדק פנימי –בחינת מכלול התהליכים ויישום הנהלים בחברה על ידי צוות העובדים ועל ידי צוות ההנהלה. לאחר שנקבעו הנהלים, הוטמעו בעבודה וכעת הם מיושמים, זהו השלב האחרון טרם הגשת הבקשה למכון התקנים. זהו שלב הביקורת והסקירה לווידוא היישום של כל אחד מהנהלים שנקבעו. לאחר שהבחינה הפנימית עברה בהצלחה, ניתן להגיש בקשה לעבור בחינה חיצונית ולזכות בתקן הנדרש.

לסיכום, כל חברה או ארגון המעוניינים לספק מוצר כלשהו לקהל לקוחותיהם, נדרשים לתת דין וחשבון למכון התקנים ולעמוד בתקן הבינלאומי לדרישות מינימליות בניהול בקרת איכות של הארגון. כדי לעמוד בתקן, על החברה לקבוע נהלים, להדריך אותם, להטמיעם בעובדיה, ליישמם ולדאוג לפיקוח שוטף של אותו היישום.

קישור לאתר מכון התקנים הישראלי : https://www.sii.org.il/he/standards-search

ניהול האיכות בארגון – תקן ISO 9001:2015